Datenschutzerklärung der App

1. Verantwortlicher und Kontakt

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

John Örmä vergiss-mich-nicht – secondhand mal anders Engerstr. 35, 47906 Kempen Telefon: 02152 9986046 E-Mail: info@vergiss-mich-nicht-kempen.de

Bei Fragen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an uns wenden.

Diese Erklärung beschreibt die Verarbeitung in unserer App sowie die damit verbundenen Verwaltungs- und Auszahlungsabläufe. Für den Besuch unserer STRATO-Website und das dort eingebundene Google-Buchungsfenster gelten die Datenschutzhinweise auf der Website.

2. Kundenkonto, Reservierungen und Warenverwaltung

Wir verarbeiten Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre automatisch vergebene Kundennummer und gegebenenfalls Ihre freiwillig angegebene Telefonnummer. Bei der Registrierung sind Name, E-Mail-Adresse und ein Passwort erforderlich. Die Anmeldefunktion speichert das Passwort als Hash. Anschrift und Bankverbindung werden in der App nicht abgefragt.

Hinzu kommen Angaben zu reservierten Kleiderstangen, Mietzeiträumen, Miete und Provision sowie zu Ihren Artikeln, insbesondere Artikelnummer, Beschreibung, Kategorie, Marke, Größe, Zustand und Preis. Soweit für die Betreuung und Abwicklung erforderlich, erfasst unser Team ergänzende Notizen.

Die Reservierung erfolgt ohne Vorauszahlung. Wir nutzen die Angaben zur Verwaltung der Reservierung, zur Annahme und Zuordnung Ihrer Ware, zur Bereitstellung von Verkaufsübersichten und zur Kommunikation mit Ihnen. Die eigentliche Abrechnung von Verkäufen, Provision, Miete und Auszahlung erfolgt im Kassensystem myhelloCash.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Durchführung des Vertrags und vorvertragliche Maßnahmen. Ohne die erforderlichen Angaben können wir kein Kundenkonto bereitstellen beziehungsweise eine Reservierung nicht zuverlässig zuordnen. Eine fehlende Telefonnummer verhindert die Nutzung nicht. Die Kenntnisnahme dieser Datenschutzhinweise ist keine pauschale Einwilligung in die Datenverarbeitung.

3. Betrieb der App und Kommunikation

Für Hosting, Datenbank, Anmeldung, Dateispeicher und den Versand von App-Nachrichten nutzen wir Lovable Cloud, bereitgestellt durch Lovable Labs Incorporated, USA. Die Datenbank unseres Projekts ist in Frankfurt konfiguriert. Daraus folgt keine Zusage, dass sämtliche unterstützenden Dienste ausschließlich innerhalb der EU verarbeiten.

Verarbeitet werden die zur jeweiligen Funktion erforderlichen Konto-, Reservierungs-, Artikel-, Verkaufs- und Nachweisdaten sowie technische Verbindungs- und Anmeldedaten. Dazu können IP-Adressen, Zugriffszeitpunkte, Browserinformationen und Fehlermeldungen gehören. Technische Daten dienen der Bereitstellung, Fehlerbehebung und Absicherung des Dienstes. Hierfür besteht unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Angebot nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Bereitstellung des Kundenkontos und vertragsbezogene Nachrichten beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Anmelde- und App-Nachrichten werden über die entsprechenden Dienste von Lovable Cloud versendet. Wenn Sie uns direkt per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Kontaktangaben und den Nachrichteninhalt zur Bearbeitung Ihres Anliegens; unser geschäftliches E-Mail-Postfach wird bei STRATO betrieben. Für vertragsbezogene Anfragen gilt Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, für sonstige Anfragen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres Interesses an deren Beantwortung.

4. Kassensystem und Etikettendruck

myhelloCash

Wir verwenden das Kassensystem myhelloCash der mRaP GmbH, Österreich. Bei individuell in der App angelegten Artikeln werden Artikelnummer, Beschreibung, Preis und Steuersatz an die Kasse übertragen. Eine Kundennummer, ein Kundenname oder ein Mietzeitraum wird von der App dabei nicht mitgesendet.

Die App ruft regelmäßig, derzeit stündlich, Belegdaten und Positionen aus der Kasse ab. Dazu gehören insbesondere Artikelnummer beziehungsweise EAN, Unit-Nummer, Verkaufszeitpunkt und Beträge sowie Informationen zu Retouren und Stornos. Im Abruf enthaltene gesonderte Kundenfelder werden vor der Speicherung in der App entfernt. Verkäufe werden anhand der Artikelnummer oder der Unit-Nummer zusammen mit dem Verkaufszeitraum zugeordnet. Solche Kennungen können über die Zuordnung in unserer App einen Bezug zu Ihnen haben.

PrintNode

Für den Etikettendruck nutzen wir PrintNode Limited, Vereinigtes Königreich. Die App erstellt Etiketten mit Artikelnummer, Beschreibung, Preis und Kundennummer und übermittelt sie als Druckauftrag an PrintNode. Ihr Name wird nicht auf dem Etikett ausgegeben. Die Kundennummer wird von der App ergänzt; sie wird zu diesem Zweck nicht an myhelloCash übertragen.

Nach den veröffentlichten Speicherregeln von PrintNode werden Druckdokumente gelöscht, sobald sie an den PrintNode-Client zugestellt wurden oder ihre Gültigkeit abläuft, je nachdem, was zuerst eintritt. Die Standardablauffrist beträgt zwei Wochen. In Sicherungskopien können Daten bis zu 24 Stunden darüber hinaus enthalten sein. Diese Fristen betreffen Druckdokumente und sind keine allgemeine Löschfrist für sämtliche technischen oder Vertragsdaten des Anbieters.

Rechtsgrundlage für Kassenanbindung und Etikettendruck ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Soweit gesetzliche Aufzeichnungen betroffen sind, gilt zusätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

5. Freiwillige KI-Fotoerkennung

Sie können Angaben zu einem Kleidungsstück mithilfe einer Fotoanalyse vorschlagen lassen. Diese Funktion ist freiwillig; sämtliche Angaben können Sie auch von Hand erfassen.

Erst nach dem angezeigten Hinweis und Ihrem ausdrücklichen Klick auf „Foto jetzt auswerten“ wird ein verkleinertes Bild über das Lovable AI Gateway an ein KI-Modell von OpenAI übermittelt. Die App entfernt die ursprünglichen Bild-Metadaten und fügt weder Namen noch Kundennummer oder Reservierungs-ID hinzu. Bitte fotografieren Sie ausschließlich das Kleidungsstück, ohne Personen, Namensschilder oder andere personenbezogene Inhalte. Der Bildinhalt selbst wird nicht automatisch anonymisiert.

In unserer App wird das Foto weder dauerhaft abgelegt noch in Protokollen gespeichert. Die übermittelten Bilder können beim Gateway und Modellanbieter verarbeitet werden; eine sofortige Löschung oder vollständige Speicherfreiheit bei diesen Diensten wird damit nicht zugesichert. Eine Verarbeitung außerhalb der EU ist möglich. Weitere Informationen zu Übermittlungen finden Sie in Abschnitt 11.

Rechtsgrundlage für die freiwillige Übermittlung ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Zur Dokumentation speichern wir Zeitpunkt, Zweck, Textfassung und Wortlaut des Hinweises sowie die Zuordnung zum Konto und gegebenenfalls zur Kundenakte, jedoch nicht das Foto. Die Dokumentation dient dem Nachweis der Einwilligung nach Art. 7 Abs. 1 in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft über unsere Kontaktdaten widerrufen. Eine bereits abgeschlossene Analyse wird dadurch nicht rückgängig gemacht. Weitere Analysen starten Sie nur durch eine erneute bewusste Betätigung der Funktion. Die Rechtmäßigkeit der bisherigen Verarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Die Ergebnisse sind Vorschläge, die Sie prüfen und bearbeiten können. Erst beim Speichern des Artikels werden die übernommenen Angaben als Artikeldaten gespeichert. Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

6. Auszahlungen und Empfangsbestätigungen

Wir dokumentieren den Empfang Ihrer Auszahlung. Ein Nachweis enthält insbesondere Nachweisnummer, Name und Kundennummer, Stange und Mietzeitraum, ausgezahlten Betrag, Zahlungsart, Bezug zum Kassenbeleg, Auszahlungs- und Bestätigungszeitpunkte, Bestätigungsweg, Bestätigungstext und das ausführende Mitarbeiterkonto.

Es stehen folgende Wege zur Verfügung:

Bestätigung im Kundenkonto: Dokumentiert wird Ihre ausdrückliche Bestätigung einschließlich des zugehörigen Kontos.

Bestätigung auf dem Laden-Tablet: Gespeichert wird zusätzlich Ihre Unterschrift als Bild. Schreibgeschwindigkeit und Druckstärke werden nicht erfasst; eine biometrische Identifizierung findet nicht statt.

Papiernachweis: Ein Scan oder Foto des unterschriebenen Belegs wird mit dem tatsächlichen Auszahlungsdatum und dem späteren Erfassungszeitpunkt hinterlegt.

Die Bestätigung betrifft ausschließlich den Empfang des Geldes. Sie ist keine Werbe- oder allgemeine Datenschutz-Einwilligung. Es handelt sich nicht um eine qualifizierte elektronische Signatur.

Nachweise und Archivfassungen liegen im privaten Dateispeicher von Lovable Cloud. Zugriffe richten sich nach den Berechtigungen; Dateien werden über zeitlich begrenzte Links bereitgestellt. Bestätigte Nachweise werden gegen gewöhnliches nachträgliches Überschreiben geschützt. Korrekturen werden als zugehörige Vorgänge dokumentiert.

Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Vertragsabwicklung und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO für anwendbare gesetzliche Nachweispflichten.

7. Importe, Sicherungen und weitere Empfänger

Während der Umstellung kann unser Team Reservierungs-, Kontakt- und weitere für die Abwicklung erforderliche Vorgangsdaten aus Google Kalender und Jotform in die App übernehmen. Die Angaben stammen aus Ihren bisherigen Reservierungen und Formularen sowie den dort dokumentierten Vorgängen. Die App-Verbindungen dienen dem lesenden Import; Änderungen werden darüber nicht an Google oder Jotform zurückgeschrieben. Technische Abrufanfragen werden dabei an die Anbieter gesendet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Wir sichern die Anwendungsdatenbank und gespeicherte Dateien täglich bei Cloudflare R2. Der Speicher ist mit EU-Jurisdiktion konfiguriert. Die Sicherungen rotieren nach 30 Tagen. Diese Sicherung ist von der laufenden Speicherung und Archivierung der Nachweise zu unterscheiden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres Interesses an Datensicherheit und Wiederherstellbarkeit.

Soweit erforderlich, erhalten unsere Steuerberatung und zuständige Behörden die für ihre Aufgaben notwendigen Unterlagen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO bei gesetzlichen Pflichten und im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für eine ordnungsgemäße steuerliche Beratung und die Wahrnehmung unserer Rechte.

8. Sicherheit, Protokolle und Browserspeicher

Die App verwendet verschlüsselte Verbindungen, rollenbasierte Zugriffsrechte, private Dateispeicher und eine Zwei-Faktor-Anmeldung für das Team.

Für ausgewählte Vorgänge führen wir Änderungsprotokolle, insbesondere zu Reservierungen, Artikeln, Verkäufen, Zahlungen, Nachweisen, Rollen und Löschanträgen. Bei Änderungen an Kundenakten werden die betroffenen Feldnamen, nicht die jeweiligen Feldinhalte protokolliert. Weitere technische Protokolle dokumentieren Synchronisationen und Sicherungsläufe. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zum Schutz vor Missbrauch und zur Fehlerklärung; für gesetzlich erforderliche Änderungsnachweise Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Die Anmeldesitzung wird im Local Storage des Browsers gespeichert; im Session Storage kann die Scrollposition zur Wiederherstellung der Seitenansicht abgelegt werden. Eine betätigte Seitenleistenfunktion kann ihre Anzeigeeinstellung in einem Cookie speichern. Diese Speicherungen dienen den angeforderten Funktionen und beruhen, soweit unbedingt erforderlich, auf § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. b beziehungsweise lit. f DSGVO.

Die Schriftarten der App werden lokal bereitgestellt. Wir setzen in der App keine eigenen Werbe- oder Analyse-Trackingdienste ein.

9. Werbung und Beschäftigtendaten

Derzeit versenden wir über die App keine Werbe-E-Mails. Eine freiwillig erteilte Werbeeinwilligung und deren Widerruf werden mit Zeitpunkt und Textfassung dokumentiert. Eine Einwilligung kann jederzeit im Kundenbereich oder über unsere Kontaktdaten widerrufen werden. Vertrags- und Servicenachrichten sind hiervon unabhängig. Die Dokumentation richtet sich nach Art. 7 Abs. 1 und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO; ein künftiger einwilligungsbasierter Werbeversand nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Für Mitarbeitende verarbeitet die App außerdem Arbeitszeiten, Pausen, Dienstpläne und erforderliche arbeitsbezogene Notizen. Dies dient der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses auf Grundlage von § 26 Abs. 1 BDSG sowie der Erfüllung anwendbarer Aufzeichnungspflichten nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Der Zugriff ist auf die jeweils erforderlichen Aufgaben begrenzt.

10. Speicherdauer und Löschanträge

Die Speicherdauer richtet sich nach dem jeweiligen Zweck und anwendbaren Aufbewahrungspflichten. Für die Beurteilung sind insbesondere maßgeblich:

Kontodaten: die Bereitstellung des Kontos sowie die Abwicklung noch offener Vorgänge. Ein Löschantrag wird gesondert geprüft; notwendige Geschäftsunterlagen sind vom Anmeldekonto zu unterscheiden.

Reservierungen, Artikel und Verkaufsübersichten: die Abwicklung des Vorgangs, die Zuordnung von Ware und Verkaufserlösen sowie etwaige offene Rückfragen oder Ansprüche. Eine nicht durchgeführte Reservierung unterliegt nicht allein aufgrund ihrer Bezeichnung einer zehnjährigen Aufbewahrung.

Steuerlich relevante Unterlagen: je nach tatsächlicher Funktion grundsätzlich sechs, acht oder zehn Jahre nach § 147 AO und gegebenenfalls § 257 HGB. Buchungsbelege sind grundsätzlich acht Jahre, bestimmte Bücher und Aufzeichnungen zehn Jahre sowie Geschäftsbriefe und sonstige erfasste Unterlagen grundsätzlich sechs Jahre aufzubewahren. Der Fristbeginn richtet sich nach dem gesetzlich maßgeblichen Ereignis, regelmäßig dem Ende des betreffenden Kalenderjahres. Offene steuerliche Verfahren können die Dauer verlängern.

Kontaktangaben und Notizen: der fortbestehende Bedarf für Betreuung, Vertragsabwicklung oder konkrete Ansprüche. Für entbehrliche Zusatzangaben gilt keine automatische Übernahme der Belegfrist.

Sicherheitsprotokolle: die erforderliche Aufklärung und Abwehr von Störungen und Missbrauch. Gesetzlich notwendige Änderungsnachweise richten sich dagegen nach der Aufbewahrung des zugehörigen Vorgangs.

Einwilligungsnachweise: der erforderliche Nachweis der erteilten oder widerrufenen Einwilligung und gegebenenfalls die Klärung konkreter Rechtsansprüche. Ein Widerruf beendet die darauf gestützte künftige Nutzung, beseitigt aber nicht notwendig den Nachweis der früheren Verarbeitung.

Beschäftigtendaten: die Erforderlichkeit für das Beschäftigungsverhältnis und die jeweils einschlägigen arbeits-, lohn- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten.

R2-Sicherungen: 30 Tage. Bereits in einer Sicherung enthaltene Daten können bis zu deren Ablauf noch vorhanden sein.

In der App ist außerhalb der Sicherungsrotation keine allgemeine automatische Löschung aktiviert. Löschanträge werden durch unser Team geprüft und bearbeitet. Die Antragstellung löst keine sofortige Löschung aus. Soweit Daten weiterhin aufzubewahren sind oder andere gesetzliche Ausnahmen bestehen, erläutern wir dies im Rahmen der Bearbeitung. Die Aufbewahrungspflicht rechtfertigt keine beliebige weitere Nutzung der Daten.

11. Verarbeitung außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums

Bei der Nutzung internationaler Anbieter, insbesondere Lovable, OpenAI, Cloudflare, Google, Jotform und PrintNode, kann es zu Verarbeitungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums kommen. Auch eine EU-Speicherregion schließt solche Verarbeitungen, etwa durch unterstützende Dienste, nicht generell aus.

Als Übermittlungsgrundlage kommen je nach Empfänger ein anwendbarer Angemessenheitsbeschluss nach Art. 45 DSGVO oder geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln, zum Einsatz. Der vorliegende Lovable-DPA sieht Standardvertragsklauseln für entsprechende Übermittlungen vor. Für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss. Auskünfte zu den für einen konkreten Empfänger einschlägigen Garantien und einer Kopie dieser Garantien können Sie über unsere Kontaktdaten anfordern.

Anbieterinformationen:

Lovable: https://lovable.dev/privacy und https://lovable.dev/subprocessors

PrintNode: https://www.printnode.com/en/data-processing und https://www.printnode.com/en/data-retention

Google: https://policies.google.com/privacy

Jotform: https://www.jotform.com/privacy/

Cloudflare: https://www.cloudflare.com/privacypolicy/

12. Ihre Rechte

Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht auf Auskunft und eine Kopie Ihrer personenbezogenen Daten, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung sowie Datenübertragbarkeit (Art. 15 bis 20 DSGVO).

Wenn eine Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, können Sie aus Gründen Ihrer besonderen Situation widersprechen. Gegen die Verarbeitung für Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt unberührt.

Im Kundenbereich können Sie einen maschinenlesbaren Download der dort bereitgestellten Daten anfordern. Nachweisdateien sind gegebenenfalls gesondert über die Empfangsbestätigungen abrufbar. Der Selbstbedienungsdownload ersetzt nicht Ihr vollständiges Auskunftsrecht. Weitere personenbezogene Daten, beispielsweise in internen Notizen oder Protokollen, prüfen wir auf Anfrage unter Wahrung der Rechte anderer Personen.

Bitte richten Sie Anfragen an info@vergiss-mich-nicht-kempen.de oder nutzen Sie die dafür angebotene Funktion im Kundenbereich. Wir informieren Sie grundsätzlich innerhalb eines Monats über die Bearbeitung. Soweit die gesetzlichen Voraussetzungen für eine Verlängerung vorliegen, informieren wir Sie innerhalb dieses Monats über die Verlängerung und ihre Gründe.

Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere an Ihrem Aufenthaltsort, Arbeitsplatz oder am Ort eines vermuteten Verstoßes. Für uns zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de, Website: https://www.ldi.nrw.de.